Arnau Sanz
Agentic Strategy & AI Transformation LeadKarminaAI StudioAgentes · Servicios · Formación
Operations & Quality · AGENT-A15
Cloud Index
Esta landing explica qué automatiza Cloud Index, qué fuentes y herramientas necesita, como se revisa el resultado y cómo se puede aplicar dentro de una empresa.
EstrategiaConocimiento propioPermisos proporcionalesSupervisión humanaMedida y mejora
01
El agente, de un vistazo
Qué acelera
El inventario de repositorios, la clasificación, la detección de duplicados, la asignación de propietarios, la revisión de permisos y la preparación de una capa de búsqueda.
Qué entrega
Mapa de repositorios, catálogo documental, metadatos, posibles duplicados, fuentes candidatas, contenidos restringidos, vacíos, responsables y plan de revisión.
Para quién es
Organizaciones con información repartida entre Drive, SharePoint, Dropbox, servidores, intranets, correos o herramientas de proyecto.
Qué no hace
No mueve o elimina archivos sin aprobación, no abre permisos para facilitar la búsqueda, no decide qué versión es oficial solo por la fecha y no incorpora contenido sensible en una base general.
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El problema que resuelve
El conocimiento no está “al Drive” si nadie sabe qué carpeta, qué versión y qué permiso cuentan
Los repositorios crecen por acumulación. Cada equipo crea carpetas, copias finales, versiones definitivas y archivos de trabajo. Cuando hace falta una respuesta, el coste no es solo buscar: es comprobar si aquello encontrado es vigente y si se puede utilizar.
Las fricciones habituales son:
- Documentos duplicados con nombres diferentes.
- “Final”, “final2” y “definitivo” conviviendo.
- Fuentes oficiales sin propietario.
- Permisos heredados demasiados amplios.
- Documentos importantes dentro de carpetas personales.
- Información obsoleta que continúa apareciendo en la búsqueda.
- Agentes que reciben más acceso del que necesitan.
El Cloud Index crea visibilidad antes de crear automatización.
03
¿Qué es exactamente el Cloud Index?
Es un agente que recorre solo los repositorios y metadatos autorizados, crea un inventario y aplica reglas para señalar posibles duplicados, ausencias, problemas de nomenclatura, propiedad, permisos o vigencia.
Puede trabajar primero solo con metadatos. La lectura del contenido completo se limita en las áreas y finalidades necesarias. El resultado es una base para tomar decisiones de gobernanza, no una reorganización automática irreversible.
04
¿Qué hace, en concreto?
01. Mapea repositorios y permisos
Identifica espacios, propietarios, volumen, tipo de fichero, accesos y dependencias.
02. Crea el inventario
Registra nombre, ubicación, fecha, autor, versión, tipo, estado y otros metadatos acordados.
03. Detecta posibles duplicados
Compara nombres, contenido o improntas y presenta grupos para que una persona decida.
04. Señala fuentes sin gobernanza
Marca documentos importantes sin responsable, revisión, vigencia o clasificación.
05. Revisa accesos
Identifica permisos inusuales, comparticiones externas o discrepancias respecto de la política, sin revocarlos automáticamente.
06. Prepara colecciones autorizadas
Ayuda a seleccionar qué documentos pueden alimentar un Knowledge Guide o un agente concreto.
07. Mantiene el mapa actualizado
Detecta nuevos archivos, cambios y fuentes que vuelven a quedar sin propietario.
ANTE LA DUDA
No hace falta saber qué agente necesitáis.
Empecemos por una tarea repetida, las fuentes disponibles y el resultado que queréis revisar. En una videollamada gratuita podemos valorar si hace falta un agente, un servicio o simplemente ordenar mejor el proceso.
Videollamada · gratuita · sin compromisoAgendar una videollamada gratuita ↗Una conversación breve para entender el punto de partida y poner orden.
05
Cómo funciona de principio a fin
- Define repositorios, cuentas y exclusiones.
- Empieza con inventario de metadatos.
- Clasifica y detecta posibles problemas.
- Presenta muestras y prioridades.
- Las personas propietarias validan duplicados, versiones y permisos.
- Se aplican cambios gobernados y recuperables.
- Se crean colecciones para usos concretos.
- La monitorización mantiene el inventario y registra nuevos vacíos.
06
Ejemplo de situación
El documento más nuevo no siempre es la política vigente
El Cloud Index detecta cuatro versiones de una política. La más reciente es una copia de trabajo dentro de una carpeta personal; la versión oficial, más antigua, está publicada a la intranet y tiene un responsable asignado.
El agente no sustituye automáticamente la fuente. Agrupa las versiones, muestra ubicaciones, permisos y fechas y pide al responsable que confirme la vigencia. Después, la colección del Knowledge Guide apunta solo a la fuente validada.
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¿Qué necesitamos antes de ponerlo en marcha?
Imprescindible
- Repositorios y áreas incluidas.
- Cuentas y accesos de menor privilegio.
- Exclusiones y tipos de contenido sensible.
- Política de propiedad, versiones y retención.
- Responsables por repositorio o área.
- Reglas para duplicados y cambios.
- Finalidad del inventario y de los futuros agentes.
Muy recomendable
- Mapa organizativo y de procesos.
- Nomenclaturas existentes.
- Clasificación de confidencialidad.
- Lista de fuentes oficiales conocidas.
- Procedimiento de baja de personas y proyectos.
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Cómo lo implantamos
- Diagnosis de repositorios y riesgos.
- Piloto con una área representativa.
- Inventario de metadatos y validación de clasificación.
- Revisión humana de duplicados, versiones y permisos.
- Definición de colecciones autorizadas.
- Onboarding de propietarios documentales.
- Extensión y mantenimiento recurrente.
UNA TAREA REAL ES EL MEJOR BRIEF
Expliqueu-nos on es concentra la fricció.
Podéis enviarnos un ejemplo, el volumen aproximado y cómo se revisa hoy. No hace falta compartir datos sensibles para una primera valoración.
09
Supervisión humana y límites
El agente puede
- Leer metadatos y contenido autorizado.
- Crear inventarios y agrupaciones.
- Detectar posibles duplicados o permisos anómalos.
- Proponer propietarios y colecciones.
- Monitorizar cambios.
El agente no puede
- Eliminar, mover o fusionar sin aprobación.
- Ampliar permisos.
- Considerar oficial un documento por heurística.
- Indizar espacios excluidos.
- Alimentar otros agentes sin una finalidad y un conjunto autorizado.
Se para y escala cuando
Encuentra contenido sensible, permisos inesperados, documentos legales o clínicos, identidades de acceso confusas, carpetas personales o una acción que puede afectar conservación y evidencia.
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Fuentes y conexiones posibles
Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox, servidores, intranets y gestores documentales, según accesos y viabilidad. Puede preparar la base de Knowledge Guide, Blog Publisher, Meeting Notes o Brand Guard.
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¿Cómo medimos si aporta valor?
- Porcentaje de repositorios inventariados.
- Documentos críticos con propietario y vigencia.
- Duplicados revisados y resueltos.
- Tiempo de localización de una fuente autorizada.
- Permisos anómalos detectados y corregidos.
- Contenidos excluidos correctamente.
- Colecciones reutilizables para procesos concretos.
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¿Para quién tiene sentido?
Puede encajar si
- La información está repartida entre muchos espacios.
- Los equipos no saben qué versión utilizar.
- Se quiere construir una Knowledge Foundation.
- Hay cambios frecuentes de personas, proyectos o permisos.
- Se necesita preparar fuentes antes de activar otros agentes.
Todavía no es el primer paso si
- No hay ningún propietario de los repositorios.
- El acceso no se puede delimitar.
- Se quiere dar a los agentes acceso indiscriminado por comodidad.
- El proyecto necesita antes una decisión legal o de retención.
ANTE LA DUDA
No hace falta saber qué agente necesitáis.
Empecemos por una tarea repetida, las fuentes disponibles y el resultado que queréis revisar. En una videollamada gratuita podemos valorar si hace falta un agente, un servicio o simplemente ordenar mejor el proceso.
Videollamada · gratuita · sin compromisoAgendar una videollamada gratuita ↗Una conversación breve para entender el punto de partida y poner orden.
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Knowledge Foundation y adopción
Cloud Index es una pieza de la Knowledge Foundation, pero no la sustituye. Inventariar explica qué existe; la Foundation decide qué es fuente, quién es responsable, qué puede consultar cada agente y como se actualiza.
El onboarding convierte los propietarios documentales en participantes activos: revisan alertas, confirman versiones y mantienen la clasificación.
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Preguntas frecuentes
¿Lee todos los documentos?
No por defecto. Puede empezar con metadatos y ampliarse solo en las áreas y finalidades aprobadas.
¿Elimina duplicados automáticamente?
No. Propone grupos de posibles duplicados y una persona decide conservar, archivar, fusionar o descartar.
¿Puede arreglar permisos?
Puede detectar y preparar cambios. La revocación o ampliación se hace según el circuito de administración y con aprobación.
¿Es un buscador interno?
Puede alimentar uno, pero primero es una capa de inventario y gobernanza. Buscar sin vigencia y permisos no resuelve el problema.
¿Sirve para varias nubes?
Sí, si las conexiones y permisos son viables. Cada repositorio mantiene sus fronteras.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Depende del volumen, los repositorios, los permisos y la calidad de los metadatos. Se empieza con una área acotada y de alto valor.
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Cierre y conversión
¿Qué documento importante cuesta demasiada de encontrar o de validar?
Explicadnos dónde vive el conocimiento, qué equipos lo necesitan y qué riesgo genera la confusión de versiones. Prepararemos un primer mapa sin mover ni abrir nada fuera del alcance acordado.
Contacto directo hello@karmina.ai
El equipo
Personas que conectan conocimiento y práctica
Ignasi Llorente
AI Partnerships & Business Director
Martina Díaz
AI Finance & Business Intelligence Director
Daniel Mallén
AI Operations & Workflow Lead
Eva Trigo
Generative Creative Director
Ariadna Miranda
AI Administration & Knowledge Operations Lead
Claudia Gonzalez
AI Client Success Manager
Jonan Basterra
AI Social Strategy Director
Laura Sabio
Agentic Social Media Lead
Agustina Córdoba
Content AI Specialist
Alba Gómez
Social Listening Specialist
Paola Cudeiro
AI Client Success Specialist
Roger López
AI Project & Workflow Specialist
Mar Berzal
AI Content Strategy Lead
Andrea Gallego
Community Intelligence Specialist
Candela de la Fuente
Content AI Specialist
Blanca Gómez
AI Community Operations Specialist
Cintia Armajach
Content AI SpecialistHablemos
Hablemos de Cloud Index
Explicadnos el contexto, aunque el reto no esté del todo definido. Una persona del equipo responderá para entender el proceso y valorar el primer paso.
hello@karmina.ai