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Knowledge & Governance · AGENT-A23
Knowledge Guide
Esta landing explica qué automatiza Knowledge Guide, qué fuentes y herramientas necesita, como se revisa el resultado y cómo se puede aplicar dentro de una empresa.
EstrategiaConocimiento propioPermisos proporcionalesSupervisión humanaMedida y mejora
01
El agente, de un vistazo
Qué acelera
La localización de procedimientos, el onboarding, las FAQs internas, la preparación de respuestas, la derivación y la detección de vacíos documentales.
Qué entrega
Respondida, fuente, fecha o versión, ámbito, pasos aplicables, advertencias, responsable y ruta de escalado.
Para quién es
Equipos internos, nuevas incorporaciones, responsables de servicio, operaciones, tecnología, recursos humanos, comunicación o proyectos con conocimiento repartido.
Qué no hace
No concede permisos, no sustituye asesoramiento experto, no responde desde documentos obsoletos, no expone información restringida y no convierte una conversación en política corporativa.
02
El problema que resuelve
La respuesta existe, pero está repartida entre documentos, personas y versiones
Las organizaciones repiten las mismas preguntas porque las fuentes son difíciles de encontrar o porque solo una persona sabe interpretarlas. Cuando esta persona no está disponible, el equipo utiliza una copia antigua o improvisa.
Knowledge Guide reduce:
- Tiempo de búsqueda e interrupciones recurrentes.
- Respuestas diferentes a la misma pregunta.
- Dependencia de personas concretas.
- Onboarding basado en memoria oral.
- Documentos vigentes y obsoletos mezclados.
- Acceso excesivo para facilitar una consulta.
- FAQs que ocultan casos excepcionales.
03
¿Qué es exactamente el Knowledge Guide?
Es un agente de recuperación y respuesta sobre colecciones autorizadas. Cada colección tiene una finalidad, un público, permisos, propietarios, versiones y fechas de revisión.
La respuesta puede ser breve, uno paso a paso, una comparación o una derivación. Siempre tiene que diferenciar instrucción oficial, explicación contextual y recomendación no vinculante.
04
¿Qué hace, en concreto?
01. Interpreta la pregunta
Identifica tema, rol, ubicación, proyecto o condición necesaria para recuperar la fuente adecuada.
02. Aplica permisos
Consulta solo las colecciones a que aquella persona y aquella misión pueden acceder.
03. Recupera fuentes vigentes
Prioriza documentos oficiales, versiones aprobadas y propietarios identificados.
04. Prepara una respuesta citada
Resume lo que dice la fuente y muestra el origen, la fecha o la versión.
05. Detecta excepciones y contradicciones
No bastantes una respuesta cuando dos fuentes discrepan o la pregunta sale del alcance.
06. Deriva al responsable
Prepara el contexto para que la persona experta responda sin reconstruir la consulta.
07. Identifica vacíos de conocimiento
Agrupa preguntas sin respuesta o fuentes recurrentes desactualizadas y propone una revisión.
ANTE LA DUDA
No hace falta saber qué agente necesitáis.
Empecemos por una tarea repetida, las fuentes disponibles y el resultado que queréis revisar. En una videollamada gratuita podemos valorar si hace falta un agente, un servicio o simplemente ordenar mejor el proceso.
Videollamada · gratuita · sin compromisoAgendar una videollamada gratuita ↗Una conversación breve para entender el punto de partida y poner orden.
05
Cómo funciona de principio a fin
- Recibe la pregunta y comprueba identidad y rol cuando corresponde.
- Delimita el alcance.
- Consulta las colecciones autorizadas.
- Comprueba fuente, versión y vigencia.
- Genera respuesta con citas o declara que no puede responder.
- Escala los casos definidos.
- Registra la consulta con la minimización necesaria.
- Las personas propietarias revisan vacíos y actualizan fuentes.
06
Ejemplo de situación
¿“Cuántos días tengo?” necesita saber qué política, qué país y qué contrato se aplican
Una persona pregunta por un permiso interno. El Knowledge Guide identifica que hay políticas diferentes según ubicación y que no dispone del contexto contractual completo.
En lugar de dar un número genérico, muestra la política aplicable a la ubicación confirmada, explica que el caso concreto puede requerir revisión y deriva la consulta a la persona responsable. No convierte una respuesta informativa en asesoramiento laboral individual.
07
¿Qué necesitamos antes de ponerlo en marcha?
Imprescindible
- Casos de uso y públicos.
- Colecciones de fuentes autorizadas.
- Propietarios, versiones y vigencia.
- Permisos por rol o misión.
- Criterios de escalado.
- Política de registro y datos.
- Interfaz o canal de consulta.
Muy recomendable
- Cloud Index previo.
- FAQs y preguntas reales.
- Glosario y terminología.
- Ejemplos de respuesta correcta e incorrecta.
- Procedimiento para actualizar una fuente.
08
Cómo lo implantamos
- Elegimos un ámbito con valor y riesgo controlable.
- Inventariamos y gobernamos las fuentes.
- Definimos permisos, citas y escalados.
- Creamos un conjunto de pruebas con preguntas reales.
- Pilotamos con un grupo de usuarios.
- Revisamos precisión, ausencias y confianza excesiva.
- Formamos propietarios y ampliamos colecciones gradualmente.
UNA TAREA REAL ES EL MEJOR BRIEF
Expliqueu-nos on es concentra la fricció.
Podéis enviarnos un ejemplo, el volumen aproximado y cómo se revisa hoy. No hace falta compartir datos sensibles para una primera valoración.
09
Supervisión humana y límites
El agente puede
- Recuperar y resumir fuentes.
- Adaptar la respuesta al rol.
- Citar versión y fecha.
- Derivar excepciones.
- Detectar vacíos y fuentes obsoletas.
El agente no puede
- Dar acceso a contenido restringido.
- Resolver casos legales, clínicos o laborales individuales fuera del alcance.
- Inventar una política.
- Declarar vigente un documento no validado.
- Actualizar una fuente oficial porque una conversación lo sugiere.
Se para y escala cuando
No hay fuente, las fuentes se contradicen, la pregunta afecta derechos o datos sensibles, falta contexto, el permiso no es suficiente o la respuesta puede generar un compromiso.
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Fuentes y conexiones posibles
Repositorios documentales, intranet, CMS, gestores de procesos y sistemas internos. Cloud Index prepara el inventario; Meeting Notes puede proponer nuevo conocimiento; Support Desk reutiliza colecciones de servicio y Brand Guard las de marca.
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¿Cómo medimos si aporta valor?
- Porcentaje de respuestas con fuente válida.
- Tiempo de respuesta.
- Consultas resueltas versus escaladas correctamente.
- Correcciones después de revisión.
- Fuentes sin propietario o vigencia detectadas.
- Reducción de preguntas repetidas a personas expertas.
- Incidencias de permiso o exposición.
- Adopción y confianza calibrada de las personas usuarias.
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¿Para quién tiene sentido?
Puede encajar si
- Hay conocimiento recurrente y fuentes identificables.
- Las mismas preguntas interrumpen el equipo.
- El onboarding es lento o inconsistente.
- Se puede asignar propietario a las fuentes.
- La organización quiere respuestas citadas, no un chat genérico.
Todavía no es el primer paso si
- No se sabe qué fuente es oficial.
- Los permisos no se pueden aplicar.
- Nadie mantendrá el conocimiento.
- Se pretende cargar todos los documentos sin finalidad.
ANTE LA DUDA
No hace falta saber qué agente necesitáis.
Empecemos por una tarea repetida, las fuentes disponibles y el resultado que queréis revisar. En una videollamada gratuita podemos valorar si hace falta un agente, un servicio o simplemente ordenar mejor el proceso.
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Knowledge Foundation y adopción
Knowledge Guide es una de las expresiones más directas de la Knowledge Foundation. La base decide fuentes, propietarios, permisos, vigencia, taxonomías y pruebas. El agente solo consulta el fragmento necesario para su misión.
El onboarding enseña a formular preguntas, comprobar citas, no confundir respuesta con decisión e informar cuando una fuente necesita revisión.
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Preguntas frecuentes
¿Es un chatbot interno?
Puede tener una interfaz conversacional, pero el valor es la gobernanza de fuentes, permisos, citas y escalados, no la forma del chat.
¿Puede leer todo el Drive o SharePoint?
No tendría que hacerlo. Trabaja con colecciones autorizadas y accesos por rol.
¿Cómo sabe qué versión es vigente?
Por metadatos, estado y propietario definidos. Si la vigencia no se puede confirmar, lo dice y escala.
¿Puede dar respuestas diferentes según la persona?
Puede adaptar acceso y contexto según rol, ubicación o proyecto. No discrimina ni infiere atributos sensibles.
¿Cómo se actualiza?
Los propietarios revisan fuentes y alertas. Las conversaciones pueden sugerir un cambio, pero no modifican automáticamente la fuente oficial.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Depende del ámbito, las fuentes, los permisos, la interfaz y las integraciones. Se empieza por una colección acotada y preguntas reales.
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Cierre y conversión
¿Qué pregunta interna continúa dependiendo de encontrar la persona que “sabe dónde es”?
Compartidnos un ámbito, las fuentes y las preguntas recurrentes. Prepararemos una primera guía que responda solo cuando puede mostrar de donde sale la respuesta.
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