Arnau Sanz
Agentic Strategy & AI Transformation LeadKarminaAI StudioAgentes · Servicios · Formación
Operations & Quality · AGENT-A14
Meeting Notes
Esta landing explica qué automatiza Meeting Notes, qué fuentes y herramientas necesita, como se revisa el resultado y cómo se puede aplicar dentro de una empresa.
EstrategiaConocimiento propioPermisos proporcionalesSupervisión humanaMedida y mejora
01
El agente, de un vistazo
Qué acelera
La transcripción, la identificación de temas, la redacción del resumen, la extracción de tareas, la asignación provisional y el seguimiento posterior.
Qué entrega
Transcripción, resumen ejecutivo, decisiones, tareas, responsables, plazos, puntos abiertos, riesgos, fragmentos pendientes de confirmación y destino autorizado.
Para quién es
Equipos de proyectos, cuentas, dirección, ventas, consultoría, formación y operaciones con reuniones recurrentes y seguimientos dispersos.
Qué no hace
No graba a escondidas, no asigna una responsabilidad como definitiva porque un nombre se ha mencionado, no conserva indefinidamente toda la conversación y no distribuye información confidencial a personas no autorizadas.
02
El problema que resuelve
Una reunión no está documentada para que exista una grabación
Las decisiones pueden quedar repartidas entre notas personales, chats, correos y herramientas de proyecto. Cuando llega la siguiente reunión, el equipo discute qué se acordó o descubre que una tarea no tenía responsable real.
Meeting Notes reduce:
- Resúmenes que llegan tarde o no llegan.
- Decisiones mezcladas con ideas y opiniones.
- Tareas sin responsable o plazo confirmado.
- Diferencias entre lo que se dijo y lo que se entendió.
- Grabaciones acumuladas sin política de conservación.
- Información sensible copiada a herramientas que no correspondían.
- Pérdida de contexto entre reunión, proyecto y actualización de cliente.
03
¿Qué es exactamente Meeting Notes?
Es un agente que recibe audio, vídeo, transcripción o notas de una reunión incluida en un circuito autorizado. Aplica una plantilla según el tipo de reunión y prepara una salida que puede ir a una carpeta, un gestor de proyectos, un CRM o un correo en borrador.
El sistema tiene que distinguir entre el registro literal y la síntesis. También tiene que permitir corregir un nombre, una fecha o una decisión sin alterar silenciosamente el original.
04
¿Qué hace, en concreto?
01. Comprueba el contexto de la reunión
Identifica tipo, participantes, finalidad, acceso y plazo de conservación.
02. Transcribe y estructura
Genera una transcripción con timecodes y separación de hablantes cuando la calidad lo permite.
03. Separa decisiones y debate
Diferencia acuerdos explícitos, propuestas, dudas, información y cuestiones que no se han resuelto.
04. Extrae acciones
Prepara tarea, responsable sugerido, plazo, dependencias y evidencia del fragmento original.
05. Detecta ambigüedades
Marca asignaciones, fechas o afirmaciones poco claras para que una persona las confirme.
06. Adapta el resumen al destinatario
Puede preparar una versión interna, una actualización de cliente o un registro ejecutivo sin exponer contenido que no corresponde.
07. Conecta con el seguimiento
Después de la aprobación, crea tareas o actualiza el estado en los sistemas autorizados.
ANTE LA DUDA
No hace falta saber qué agente necesitáis.
Empecemos por una tarea repetida, las fuentes disponibles y el resultado que queréis revisar. En una videollamada gratuita podemos valorar si hace falta un agente, un servicio o simplemente ordenar mejor el proceso.
Videollamada · gratuita · sin compromisoAgendar una videollamada gratuita ↗Una conversación breve para entender el punto de partida y poner orden.
05
Cómo funciona de principio a fin
- Confirma que la reunión está incluida e informada.
- Recibe el fichero o la transcripción.
- Comprueba calidad, participantes y acceso.
- Genera transcripción y resumen.
- Clasifica decisiones, tareas y dudas.
- Una persona revisa nombres, compromisos y fragmentos sensibles.
- El agente distribuye o crea tareas dentro de los permisos.
- Aplica la política de conservación y registra la versión aprobada.
06
Ejemplo de situación
“Lo revisamos viernes” no asigna automáticamente una tarea a nadie
En una reunión, varias personas comentan que hay que revisar una propuesta viernes. El agente identifica la acción y la fecha, pero no encuentra un responsable explícito.
El resumen muestra la tarea como pendiente de asignación y enlaza el fragmento. La persona coordinadora confirma el responsable antes de que la acción se envíe al gestor de proyectos. El sistema evita convertir una mención casual en un compromiso atribuido.
07
¿Qué necesitamos antes de ponerlo en marcha?
Imprescindible
- Tipo de reunión incluidos y excluidos.
- Información o consentimiento aplicable.
- Política de grabación, transcripción y conservación.
- Plantillas de resumen y criterios de decisión.
- Sistemas de destino y permisos.
- Personas que validan acuerdos y acciones.
- Tratamiento de reuniones confidenciales o sensibles.
Muy recomendable
- Terminología, nombres y proyectos.
- Ejemplos de buenos resúmenes.
- Convenciones de tareas y plazos.
- Reglas diferentes para reuniones internas, comerciales y de cliente.
- Política sobre participantes externos.
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Cómo lo implantamos
- Seleccionamos un tipo de reunión recurrente.
- Definimos información, permisos, plantilla y retención.
- Hagamos un piloto con reuniones autorizadas.
- Revisamos precisión, utilidad y riesgos de distribución.
- Conectamos solo el destino necesario.
- Formamos participantes y personas revisoras.
- Ampliamos a nuevos formatos cuando la gobernanza está probada.
UNA TAREA REAL ES EL MEJOR BRIEF
Expliqueu-nos on es concentra la fricció.
Podéis enviarnos un ejemplo, el volumen aproximado y cómo se revisa hoy. No hace falta compartir datos sensibles para una primera valoración.
09
Supervisión humana y límites
El agente puede
- Transcribir y resumir.
- Identificar decisiones y tareas.
- Proponer responsables o plazos.
- Preparar versiones para destinatarios.
- Crear seguimientos después de la aprobación.
El agente no puede
- Grabar sin información o autorización.
- Convertir una inferencia en un acuerdo.
- Distribuir la transcripción completa por defecto.
- Retener contenido más tiempo del necesario.
- Incorporar información sensible en la base general sin finalidad.
Se para y escala cuando
La reunión es excluida, hay participantes no informados, el audio es ambiguo, aparecen datos sensibles, una tarea puede generar un compromiso externo o el destino no tiene los permisos adecuados.
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Fuentes y conexiones posibles
Plataformas de reunión, ficheros de audio o vídeo, calendarios, gestores de proyectos, CRM y repositorios. Puede alimentar Project Pulse, Client Update, Proposal Builder y Knowledge Guide.
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¿Cómo medimos si aporta valor?
- Tiempo entre reunión y resumen revisado.
- Precisión de nombres, fechas y decisiones.
- Tareas con responsable y plazo confirmados.
- Correcciones antes de distribuir.
- Seguimientos cerrados o revisados a tiempo.
- Cumplimiento de permisos y retención.
- Reducción de discusiones sobre que se había acordado.
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¿Para quién tiene sentido?
Puede encajar si
- Hay reuniones recurrentes con seguimiento.
- Las notas dependen de una persona.
- Acuerdos y tareas se pierden entre herramientas.
- Hay que preparar versiones internas y de cliente.
- Se quiere gobernar la grabación y la memoria, no solo activarla.
Todavía no es el primer paso si
- No hay ninguna política sobre grabación o transcripción.
- Las reuniones tratan sistemáticamente información que no se tiene que registrar.
- Nadie revisará decisiones y tareas.
- El problema principal es el exceso de reuniones, no la documentación.
ANTE LA DUDA
No hace falta saber qué agente necesitáis.
Empecemos por una tarea repetida, las fuentes disponibles y el resultado que queréis revisar. En una videollamada gratuita podemos valorar si hace falta un agente, un servicio o simplemente ordenar mejor el proceso.
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Knowledge Foundation y adopción
La base incluye tipo de reunión, participantes, proyectos, terminología, plantillas, permisos, retención y sistemas de seguimiento. No todas las notas tienen que alimentar el conocimiento corporativo: se define qué puede convertirse en memoria y que tiene que quedar limitado.
El onboarding explica cuándo se activa, como se informa, como se corrige una atribución y quien valida antes de crear compromisos.
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Preguntas frecuentes
¿Hay que grabar siempre?
No. Puede trabajar con una transcripción existente o notas. Hay reuniones donde no es adecuado grabar.
¿Cómo se informa los participantes?
El circuito incorpora el aviso o consentimiento que corresponda según la herramienta, el contexto y la política de la organización.
¿Crea tareas automáticamente?
Puede hacerlo después de la revisión o solo para tipo de tarea muy delimitados. Las asignaciones ambiguas quedan pendientes.
¿Puede resumir en varios idiomas?
Sí, pero los nombres, la terminología y las decisiones sensibles se tienen que revisar.
¿Se conserva la grabación?
Solo durante el plazo y con los accesos definidos. El sistema puede conservar el resumen y eliminar o restringir el material original según la política.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Depende de los tipos de reunión, idiomas, volumen, integraciones y requisitos de datos. El piloto empieza con un formato recurrente y un destino concreto.
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Cierre y conversión
¿Qué acuerdo se pierde más a menudo entre la reunión y la siguiente acción?
Explicadnos qué reuniones queréis documentar, qué tiene que salir y donde tiene que llegar. Construiremos un circuito útil y proporcional, con memoria solo donde aporta valor.
Contacto directo hello@karmina.ai
El equipo
Personas que conectan conocimiento y práctica
Ignasi Llorente
AI Partnerships & Business Director
Martina Díaz
AI Finance & Business Intelligence Director
Daniel Mallén
AI Operations & Workflow Lead
Eva Trigo
Generative Creative Director
Ariadna Miranda
AI Administration & Knowledge Operations Lead
Claudia Gonzalez
AI Client Success Manager
Jonan Basterra
AI Social Strategy Director
Laura Sabio
Agentic Social Media Lead
Agustina Córdoba
Content AI Specialist
Alba Gómez
Social Listening Specialist
Paola Cudeiro
AI Client Success Specialist
Roger López
AI Project & Workflow Specialist
Mar Berzal
AI Content Strategy Lead
Andrea Gallego
Community Intelligence Specialist
Candela de la Fuente
Content AI Specialist
Blanca Gómez
AI Community Operations Specialist
Cintia Armajach
Content AI SpecialistHablemos
Hablemos de Meeting Notes
Explicadnos el contexto, aunque el reto no esté del todo definido. Una persona del equipo responderá para entender el proceso y valorar el primer paso.
hello@karmina.ai